As negociações durante o planejamento das viagens corporativas reduzem muitos gastos, o que é importante para a empresa.

A viagem pode ter como objetivo ampliar a base de clientes e isso exige organização e o consumo consciente dos recursos por parte dos executivos.

Contudo, a organização desse evento pode ser insatisfatória quando não é realizada por uma empresa profissional.

Além de minimizar as preocupações, a gestão das viagens corporativas por uma empresa especializada no assunto otimiza o tempo. Também resolve problemas com mais eficiência, proporciona segurança e, principalmente, controla o uso das verbas destinadas à viagem.

Quando a organização inclui o planejamento de gastos, o controle é maior, além de evitar que ocorram imprevistos que podem atrapalhar a viagem. O consumo de recursos que estão fora da programação é um sério problema, que pode ser evitado ao contratar uma agência de viagem corporativa.

Por ser uma atividade importante, o planejamento deve ser feito com foco nas negociações e redução de custos. Confira a seguir algumas dicas:

 

Política de viagem

A antes de pensar em reduzir custos, a empresa precisa estabelecer algumas regras que devem ser seguidas antes e durante a viagem corporativa. Além disso, precisa incluir instruções sobre como fazer relatórios das despesas e dos pedidos de reembolso.

Definir uma política de viagem é importante para evitar uma gestão ineficiente e o uso de recursos desnecessariamente e servir como um guia para os colaboradores.

Este documento organizacional estabelece, ainda, como a empresa deve adquirir passagens, fazer hospedagens, qual o fluxo de aprovação interna ou como proceder durante cancelamentos.

Somado a isso, o controle das despesas durante a viagem é algo fundamental ao gerenciar uma viagem.

O colaborador deve prestar contas quando retorna e este é um dos itens importantes que devem constar na política de viagem para facilitar a prestação de contas.

 

Negociações com fornecedores e prestadores de serviços

Os fornecedores e prestadores de serviços estão sempre na mira das negociações para que as empresas possam economizar.

Por isso, em uma viagem corporativa, é sempre importante levar em consideração fatores como a data da viagem e o destino, pois influenciam no preço final.

Qualquer oportunidade de negociações pode reduzir gastos e uma agência de viagens corporativas oferecerá o melhor custo-benefício.

Com toda a sua expertise, a agência analisará o impacto da viagem e quais as melhores datas para comprar passagens ou reservar um quarto em um hotel confortável.

 

Planejar viagens com antecedência

Os objetivos da viagem corporativa podem ser colocados em risco quando tudo é feito em cima da hora.

O planejamento evita imprevistos, como gastar com passagens caras e escolher um hotel com uma localização ruim e distante do local onde o executivo terá reuniões ou fará visitas.

A Política de Viagens da empresa pode prever alguns dias ou semanas de antecedência para organizar a programação.

Por isso, o planejamento deve ser feito com antecedência para evitar falta de vagas nos hotéis ou falta de passagens na data mais próxima a um importante congresso.

 

Contratar uma agência de viagem corporativa

A redução de custos exige muita atenção a cada detalhe, o que é possível com o apoio de uma agência de viagem corporativa.

Assim, a empresa não se preocupará com passagens, reservas, documentações do viajante corporativo e seguro viagem, entre outros processos importantes.

Os descontos em passagens e nas hospedagens podem ser incluídos com o poder de negociação que a agência possui.

Com essa parceria é possível obter descontos e rotas mais eficientes para economizar tempo.

Caso algum transtorno ocorrer durante a viagem, a agência será responsável por coordenar e facilitar as coisas e garantir a segurança do viajante corporativo.

Além disso, a agência deve acompanhar cada viagem e atender de forma personalizada.

Dessa forma, o executivo designado para viajar a trabalho pode focar na tarefa e no fechamento de um negócio.

 

Elaborar relatórios de viagem detalhados

Os relatórios de viagem quando bem realizados têm papel decisivo no controle de gastos.

A elaboração de forma manual pode gerar erros e consumir muito tempo.

Para evitar esse cenário é possível usar um sistema self-booking e gestão, como o da VIPTRIP, que conta com uma interface online e interativa.

Utilizar este recurso ajuda na organização dos gastos de forma rápida e assertiva.

Com isso, o planejamento das viagens é facilmente acessível às secretárias, aos gestores e aos próprios viajantes corporativos. O mais importante é manter a segurança dos dados, pois o sistema apenas pode ser acessado com uma senha.

 

Gerenciar negociações de política de reembolso

Quando um colaborador utilizar algum valor pessoal em uma viagem corporativa para cobrir algum gasto relacionado a esta atividade pode pedir reembolso.

Esta informação deve constar na Política de Reembolso, que contribui para os processos após o retorno da viagem corporativa.

Os itens que entram neste relatório podem ser passagens, alimentação, aluguel de carros e combustível, entre outros.

As regras para restituição dos valores gastos pelos viajantes devem constar na política de viagem, que já mencionamos.

Por isso, a empresa precisa estabelecer tudo o que pode ser ressarcido e quais os limites para esse o reembolso.

Dessa forma, desconfortos e outros problemas podem ser evitados.

 

A gestão de viagens corporativas funciona corretamente quando a empresa organiza seus processos e negociações e tem total conhecimento.

Para isso, precisa ter uma política de viagens bem definida e contar o apoio de uma agência de viagem corporativa.

Dessa forma, alguns hábitos e práticas ruins da equipe na organização das viagens e negociações em busca de melhores custos.

Com ajuda profissional, a empresa pode gerenciar as viagens sem que haja nenhum prejuízo ou faltem passagens e boas acomodações.

Assim, contar com uma empresa, como a VIPTRIP, é importante para facilitar as negociações e controlar os custos.

 

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